문서를 작성할 때 놓치기 쉬운 원칙

 

 

"문서는 문서로 말해야 한다."

 

설명이 필요한 문서는 이미 진 게임이다. 누군가 해당 문서를 읽었을 때 해석할 필요가 없도록 해야 한다. 왜냐하면, 해석은 읽는 자의 연상을 자극하여 중구난방 삼천포로 빠질 여지를 만들기 때문이다. 

그런 방향에서, 당연히 그런 거 아냐 하는 사항들조차 잘 체크하여 '내가 하고자 하는 말'과 '남이 파악한 말'이 같을지 다를지 꼼꼼이 살펴봐야 한다. 그래서, 가장 잘 쓰여진 문서는 설명없이 주~욱 쉽게 읽히는 것이다.

 

"문서를 통한 실행은 Who와 What을 적시해야 한다"

 

기안자의 의도와 달리 해석될 여지가 없는지, 당연히 그렇게 여기겠지 하는 면은 없는지 문서에 의도한 바가 그대로 쓰여졌는지 자신한 다음,  그 문서가 누군가의 액션을 담보로 하고 있다면 그 누군가가 무엇을 해야하는지 정확히 적시해야 한다.

 

가령, CEO 말씀 등 전달사항의 경우에는, 문서시작의 주체에 대한 기점(CEO)을 정확히 인지한 후, 전달하는데 주 목적을 두어야 하지 어울리지 않는 통제나 관리, 제한 등의 한정적 용어는 가급적 사용하지 말기를 권한다. 말씀에는 격려가 어울린다.

 

다만, 앞의 경우에도 기획 역량을 발휘하여 자기화(기획보고서로 재탄생) 한 경우에는 압축요약한 내용 중에서 기한, 체크포인트, 점검사항, 평가, 피드백 등의 장치를 가미해도 좋겠다. 다만, 이는 각 조직단위 당 역할(분장)을 분명히 정하여 각 조직단위가 해야할 일을 정확히 적시해야 함은 당연히 헛갈리지 않도록 하기 위함이다. 문서는 문서로 말해야 한다.

 

"문서 상 오해가 있는 부분은 연락주시면 수정하겠습니다"

 

우리는 완벽할 수 없다. 완벽을 추구할 수는 있다. 완벽은 혼자만의 착각이 아니라 상대적인 평가물이기 때문이다. 자, 그렇다면 이런저런 이유로 소홀히 해서 오해가 발생했다고 치자. 어떻게 피드백 받을 것인가?

피드백이 소중하다고 생각한다면 '수용'하는 자세가 절대적으로 요구된다. "왜, 이런 피드백을 나에게 했는가?" 라는 생각을 해봐야 한다는 말이다. 가끔, 피드백이네 수요조사네 의견수렴이네 하면서 잘도 추진하곤 하는데 그 이면을 잘 활용하지는 못하는 듯 하다.

가령, 피드백의 경우 해당 문서로 인한 지적을 받았다면 왜 그런 제기가 되었는지 시발점을 찾아보고 판단을 먼저 해야지, 감정이 앞서면 '브레인스토밍 원칙'에 위배된다. 만일 어기면, 아웃이다. 그냥 끝이라는 말이다.

 

"문서 요약은 반드시 필요하며, 시작 말부터 상대의 호감과 반감을 산다. 즉, 쓰여진 글 못지않게 요약설명은 당락을 좌우한다"

 

바쁘기 때문에 보고를 엘리베이터에서 하게 되었을 때, 과연 뭐라고 요약해서 설명할 것인가?

나의 관점에서 설명하려고 하지 말고, 보고받는 자의 관점에서 무엇무엇이니 무엇무엇이 필요합니다 처럼 해야 한다. 그것도 단 몇 문장으로 끝내야 한다. 그럼, 뭐라고 보고할 것인가?

이때, 주의할 점은 '?' 물음표다. 말하는 중이나 글 중에서 '뭐지?'하는 물음표를, 가령 궁금하다거나 아리송하다거나 확인이 필요하다거나 하는 물음표를 찍어내면 이미 실패로 귀결되기 마련이다. 어찌저찌 결재처리야 될 수 있겠지만 어디 보고서 품질이 같겠는가!

말할 때 물어볼 말이나 궁금증, 여파, 효과 등에 대해 반드시 언급해야 한다. 그리고, 투입요소, 인력, 재원과 기한을 확실히 한다면 깔끔하지 않겠는가.